سرکارخانم/جناب آقای مهندس مدیرمحترم دفتر مهندسی شماره ......................
سلام علیکم
    با احترام ، نظر به تأکید استاندار محترم درخصوص رعایت حقوق ارباب رجوع و تلاش در جهت کاهش زمان طراحی ، ضمن تدوین قرارداد جدید طراحی ، نسبت به تهیه فرم های مربوطه که در آن رخدادهای مهم فرآیند طراحی مدنظر قرار گرفته است، اقدام گردیده . از آنجا که ثبت کلیه رخدادهای تأثیر گذار در طراحی ، در امکان قضاوت در میزان پایبندی همکاران محترم طراح به مفاد قرارداد ، تعیین کننده است ، ضروری است تا دفاتر نسبت به موارد زیر اقدام لازم به عمل آورند:
1-    اعلام آدرس و تلفن تماس فعال دفتر به سازمان
2-    اعلام ساعت خدمت رسانی دفتر به ارباب رجوع و به سازمان
3-    حضور فردی دارای اختیار لازم جهت پاسخگویی به مراجعین در ساعات بند 2
4-    تهیه دفتر مخصوص جهت ثبت آغاز تقاضای طراحی (که باتوجه به بند 3-1 ، این موعد به عنوان آغاز فرایند طراحی محسوب شده و مبدأ محاسبه زمان طراحی منظور می گردد)
5-    نظر به حفظ حقوق طراح و کارفرما ، ثبت کلیه رخدادها باید به گونه ای باشد که سوابق امر برای طراح و مالک قابل استناد باشد ، ارائه رسید و تصویر صورتجلسات میتواند به این امر کمک نماید.
6-    دریافت فایل قرارداد و فرم های مربوطه از سایت سازمان
7-    باتوجه به هماهنگی به عمل آمده با مرجع صدور پروانه و به منظور تکریم ارباب رجوع و نیز جلوگیری از بروز نظرات غیر فنی ، هر گونه ارتباط با مرجع صدور پروانه به منظور بررسی طرح های تهیه شده و رفع اشکال آنها توسط طراح محترم و یا نماینده فنی دفاتر مهندسی صورت پذیرد و این موضوع درخصوص مراجعه به سازمان نیز لازم الرعایه است.
ضمناً به منظور امکان تطبیق دفاتر مهندسی با وضعیت جدید ،  استفاده ار فرم اخیر قرارداد طراحی از تاریخ 01/03/93 اعلام می گردد . بدیهی است علیرغم تلاش همکاران شما در تهیه این قرارداد ، در صورت نیاز به انجام اصلاحات دیگر در آن و  یا فرم های دیگر ، با مساعدت دفاتر محترم اقدام لازم به عمل خواهد آمد.
نظر مدیران محترم دفاتر مهندسی را به این موضوع جلب می نماید که گروه های تخصصی سازمان به صورت دوره ای جهت بررسی میزان عمل دفاتر به شیوه جدید نسبت به سرکشی به آن دفتر اقدام خواهند نمود.
امید است با همکاری اعضاء محترم نظام مهندسی ، در تکریم ارباب رجوع که در نهایت ارتقاء شأن اجتماعی مهندسان را به دنبال خواهد شد نقش خویش را در تثبیت جایگاه جامعه مهندسی ایفا نماییم.
 
                                                                                                                                                                 سعید خان احمدلو

                                                                                                                                                                    رئیس سازمان